Como estudiantes graduadxs o jóvenes profesionales, por lo general nos encontramos en el enigma de querer ser organizadxs y eficientes en el tiempo, sin tener ni idea de cómo lograrlo. Hay tantos recursos que afirman ser la solución definitiva para los problemas de nuestra organización. Pero, ¿por dónde empezar? En este breve artículo, quiero compartir con todxs ustedes algunos consejos que he adoptado durante los últimos años y que me ayudan a acercarme un poco más a la meta.
1. Empiece por mantener una agenda.
Hacer un seguimiento de lo que hacemos todos los días es importante. Algunas personas prefieren mantener una agenda tradicional con lápiz y papel. Algunxs otrxs han migrado a un enfoque más digital. ¡Soy parte de este último aunque me costó mucho hacer la transición!
Para aquellxs a los que les gusta el lápiz y el papel, Bloom Planners tiene una hermosa colección, pero hay muchas más opciones y la mayoría de ellas tienen tiendas en línea. Para aquellos que prefieren un enfoque digital, también hay muchos. Hablaré brevemente sobre los que uso, Google Calendar y Trello.
Cualquiera que sea la opción que elija, asegúrese de estructurar su tiempo. Sé que ver cada día lleno de cajas de colores sin ningún espacio “vacío” parecerá muy estresante. Sin embargo, no tiene por qué ser así. Algunas de esas cajas deberían ser cosas para su propio cuidado personal, salir a caminar, hacer ejercicio, hacer “Zoom” con amigxs. El caso es que, si dejas espacios de tiempo vacíos, puede ser difícil saber por dónde empezar y sentarse a hacerlo. Normalmente, organizo todas mis actividades como casillas de tiempo en el calendario de Google.
La otra cosa que puede hacer es tener un seguimiento más detallado de sus objetivos. Trello es increíble por eso. Puede hacer tableros y llenarlos con listas de verificación de tareas. Los tableros pueden ser diferentes proyectos en los que estás trabajando o, como yo, los diferentes días de la semana. De esa manera, sé exactamente qué tareas completar (o intentar) todos los días.
2. ¿Es eso realmente factible? Si no es así, ¡desglósalo!
Eso me lleva al segundo punto. Sus objetivos deben ser realistas y factibles en el marco de tiempo que especificó para ellos. Una buena técnica para lograr esto es tener solo metas S.M.A.R.T.
La definición de cada letra a veces varía, pero todas apuntan en la misma dirección. Lo uso como:
¿Son sus metas específicas? ¿Mensurable? ¿Atractivo? ¿Realista? ¿Tiempo enmarcado? ("Specific? Measurable? Attractive? Realistic? Time-framed?")
Debe hacer estas preguntas al establecer sus metas. Ahora, recuerde que las metas no siempre son lo mismo que las tareas. Un objetivo de S.M.A.R.T puede ser "Enviar este documento para su publicación antes de fin de año". ¿Es específico? Sí, porque describió exactamente lo que implica. ¿Mensurable? Claro, puedo seguir mi progreso en el tema desde ahora hasta fin de año. ¿Atractivo? Bueno, si realmente quiero publicar el artículo, ¡entonces el objetivo sería atractivo para mí! ¿Tiempo enmarcado? Tengo lo que queda del año para hacerlo.
Observe que dejé fuera "Realista" por un momento. Hice esto porque para determinar si una meta es realista, generalmente miro las tareas en cuestión. ¿Qué tareas debo completar para publicar el artículo?
Supongamos que ya tengo un borrador de las tres primeras secciones del documento. Necesito escribir dos más. Entonces, algunas tareas a realizar probablemente serían "Escribir las secciones restantes del artículo", "Compartir el artículo con mis supervisorxs", "Hacer las ediciones adecuadas sugeridas por ellxs", "Compartir el artículo con lxs coautorxs", Configuración el artículo en las pautas de formato de la revista ”,“ Enviar ”... ¿Puedo hacer todas estas tareas en lo que resta del año? Si la respuesta es sí, prográmelas en su calendario y luego ¡manos a la obra!
3. Aprender a estimar el tiempo, a decir sí, a decir no...
Una de las cosas que aprendí al hacer algunos de los seminarios remotos ofrecidos por el NCFDD es estimar cuánto tiempo se necesita para hacer una tarea, luego multiplicarlo por 2.5 para tener una idea adecuada de cuánto tiempo necesitará. Esto, por supuesto, no es una regla absoluta, pero tendemos a subestimar el tiempo que necesitaremos para realizar una tarea. Especialmente si implica escribir o investigar, lo que generalmente presenta desafíos inesperados en su elaboración. ¡Sobreestimar el tiempo nos deja espacio para lo inesperado y aumenta nuestras probabilidades de hacer realmente lo que tenemos que hacer!
Esto se combina con el hecho de que constantemente se te pedirá que hagas o partícipes en cosas. ¡La mayoría de ellxs parecerá contribuir realmente a su crecimiento personal y al mismo tiempo le dará la oportunidad de ayudar a otrxs! Eso es asombroso. Sin embargo, tenga cuidado de no decir "sí" antes de mirar su agenda y decidir de manera realista cuándo y cómo lo haría. ¡Está bien decir que no! No es necesario que siempre seas la única persona que te ayude.
4. ¡Elija lo que funcione para USTED!
Algunas personas trabajan mejor con un marco de tiempo establecido y todo lo que no se hace durante ese período debe hacerse más tarde. Otrxs se benefician de diferentes enfoques. Quizás trabajar en una tarea hasta que esté terminada, independientemente de cuánto tiempo lleve. Tómese su tiempo para conocerse a sí mismo y determinar qué opción es mejor para usted. ¡Es posible que descubra que esa decisión también puede depender de la tarea en cuestión! Consulte el método Pomodoro para ver un ejemplo de tal técnica.
5. ¡Tómese un descanso! De verdad, hazlo.
Por último, ¡asegúrese de tomarse un tiempo libre! ¡Aún mejor si apartas tiempo para hacerlo! Todxs necesitamos desestresarnos, especialmente durante este año, y a veces simplemente nos dejamos ir desatendidxs durante largos períodos de tiempo porque sentimos que tenemos muchas otras cosas que hacer. Sin embargo, es un ciclo. Cuanto más pospongas tu autocuidado, peor te sentirás y te resultará más difícil lidiar con todas las tareas que tienes entre manos. Puede bloquear este tiempo en su agenda como recordatorio. Además, ¡configurar alarmas/recordatorios para actividades como ejercicio o rutinas de sueño es clave!
¡Recuerda ser siempre firme pero flexible! Las cosas no siempre funcionan exactamente como las planeamos y necesitamos ser capaces de tener esa maleabilidad. La reprogramación puede ser un poco más fácil en las agendas digitales, pero ciertamente se puede hacer en cualquiera que elija.
Este artículo fue traducido por la colaboradora de WAGS, Mara Cuebas-Irizarry.
Puedes leer la versión en inglés aquí.