Técnicas y sugerencias detalladas para comenzar a dominar el manejo del tiempo.
Por Patricia Marie Cordero Irizarry para Women in Ag Science
Seas estudiante, familiar, empresarix, artista, jefx o empleadx, el manejo del tiempo es una habilidad crucial en cada aspecto de nuestras vidas. Es la capacidad de organizar y planificar eficazmente el tiempo entre un conjunto de actividades, que incluye el tiempo que se tarda en terminar cada una y el tiempo entre ellas, según el Diccionario de Cambridge. El manejo del tiempo consiste en aprovechar al máximo el tiempo teniendo en cuenta de que este siempre es limitado (Juneja 2021).
No importa cuán agitada pueda parecer nuestra agenda, si organizamos y priorizamos nuestras tareas, estas pueden fluir sin esfuerzo. Al igual que cualquier otra habilidad, el manejo del tiempo requiere práctica y muchas, muchas pruebas y errores hasta que lo consigues correctamente. El método de organización y planificación variará entre las personas debido a la diversidad de estilos de vida. Por lo tanto, puede resultar difícil encontrar una técnica adecuada para una rutina específica. Por eso, hoy comparto seis recomendaciones para tener en cuenta cada vez que intente organizar su agenda. ¡No es tan aterrador como parece!
1. Establecer metas realistas
En primer lugar, recomiendo establecer metas realistas para un período de tiempo específico; es decir, objetivos diarios, semanales o mensuales. Puede dividir su agenda como mejor le convenga. En mi caso, prefiero establecer metas semanales porque me da una sensación de logro al final de la semana, y sentirme realizada es un factor muy importante en la administración del tiempo. Le da la seguridad de que sus métodos están funcionando.
Es fundamental pensar en el tiempo que requiere cada tarea para completarse con éxito. Piensa cuánto tiempo quieres dedicar a cada una para lograr tu objetivo. Por ejemplo, si tu objetivo es escribir una tesis, no puedes esperar comenzar y terminar en una semana. Definitivamente vas a necesitar más tiempo. Por lo tanto, establecer el objetivo de terminarlo en una semana no es realista, mientras que escribir las primeras 20 páginas de su revisión de literatura es un buen comienzo. Además, considera qué tan corto es tu período de atención. Si puedes escribir las 20 páginas de una sola vez, entonces este puede ser un objetivo diario, tal vez uno para las tardes. Sin embargo, si pierdes el enfoque en 40 minutos, intenta escribir 5 páginas en una hora y hazlo de manera constante durante los próximos cuatro días. Para el fin de semana, tendrás tus 20 páginas. Establecer metas realistas te ayudará a mantenerte en sintonía contigo te ayudará a establecer prioridades, lo que nos lleva al #2.
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2. Priorizar tus tareas
En segundo lugar, recomiendo priorizar las tareas según los objetivos que te hayas marcado. Algunas tareas pueden ser más exigentes que otras, por lo que es importante evaluarlas individualmente en cuanto al tiempo que lleva realizarlas, la cantidad de trabajo que requiere cada una, los recursos que puedas necesitar y, la mejor hora del día para hacerlos.
Continuando con el ejemplo de la tesis, probablemente tengas mucho que hacer entre escribir, limpiar un apartamento, hacer compras, responder correos electrónicos, escribir informes, mantener una vida social, asistir a reuniones, calificar tareas y la lista puede continuar! ¡¿Dónde debería empezar?!
Una forma de categorizar las tareas es determinar qué tan urgentes son realmente. Por ejemplo, si tu refrigerador está vacío, el supermercado es prioridad porque no se puede escribir una tesis con el estómago vacío. Sin embargo, tienes clases y/o reuniones programadas, estas deben ir primero. Quizás luego un breve descanso (ejercicio, comer, descansar, pagar facturas), después de hacer algunas calificaciones y, finalmente, terminar el día con 2-3 horas en la tesis. La limpieza y la socialización se puede dejar para el fin de semana para descansar de la carga académica. Otro método de categorización es estimar la cantidad de tiempo que tomará una tarea y trabajar primero en las tareas más largas y luego en las más cortas y ligeras. De esta forma, se reducirá la carga de trabajo a lo largo del día. Creo firmemente que esta es una buena técnica; al final del día, me siento más cansada y prefiero hacer tareas más livianas antes de acostarme que las más pesadas. En mi caso, es más difícil conciliar el sueño si mi cerebro está trabajando activamente antes de acostarme. Sin embargo, este no es el caso de todxs.
Hay varios otros métodos, como las 4D, la matriz de potencia de Eisenhower, el método de Moscú, que puedes conocer aquí. En general, determinar qué tareas deben realizarse primero y cuáles pueden esperar más adelante es vital para el éxito de la organización.
3. Designar un tiempo para cada tarea.
Este va de la mano con el #2, pero es complicado porque no funciona para todos. Sin embargo, establecer los periodos de tiempo en los que estarás trabajando es sumamente beneficioso.
En el ejemplo previo, tú debes asignar de 2 a 4 horas por día solo para trabajar en la tesis. Obviamente hay muchas cosas sobre tus hombros, como trabajar en el laboratorio, ofrecer cursos, presentarse en seminarios, tomar clases, hacer tareas, entre otras cosas. Es crucial apartar un tiempo para escribir porque requiere mucho tiempo y energía. Sugiero fijar una hora y un día para trabajar en ello y ser consistente como si fuera otra clase. Lo mismo puede aplicarse a otras tareas, como reuniones con empleados, edición de contenido, ejercicio e incluso cocinar.
Esto puede sentirse como si estuvieras cayendo en una rutina, que funciona para algunos, pero no para otros. Algunas personas necesitan espontaneidad para funcionar, pero ¿con qué frecuencia te sentirás lo suficientemente espontáneo como para sentarte y escribir un informe? Supongo que no es muy a menudo y es por eso que recomiendo designar tiempos específicos para tareas específicas. Sin embargo, la flexibilidad siempre es bienvenida.
4. Mantente fiel a tu plan
La consistencia es fundamental para una gestión eficaz del tiempo porque ayuda a crear un sentido de confiabilidad en ti mismo y a no depender de otros para trabajar. Cuando establezcas un tiempo para trabajar en una tarea, haz todo lo posible por cumplirla. Toma en serio tu plan y cúmplelo pase lo que pase. Esto te alentará a ser responsable contigo y demostrará a lxs demás lo comprometidx que estás con tus metas.
Será más fácil ser constante algunos días que otros simplemente porque no te sentirás igual todos los días. Hay momentos en los que estamos tristes, frustradxs y cansadxs y sentimos que no podemos funcionar. Aquí es donde entra la disciplina, donde crecemos como individuos y aprendemos a enfrentar nuestras inseguridades al apegarnos al plan sin importar las adversidades. Se requiere una gran fuerza para ser consistente, pero cuanto más lo practiques, más fuerte te volverás y más fácil será. Confía en el proceso.
5. Mantén el enfoque
Uno de los aspectos más difíciles del manejo del tiempo es mantener un enfoque constante. Nuestra capacidad de atención puede variar según nuestro estado de ánimo, la carga de trabajo que tenemos, cuánto dormimos, qué alimentos comemos y muchos otros factores. Muchas personas se desaniman cuando pierden la concentración y se enojan consigo mismos. En su lugar, intenta interpretar eso como una señal de tu cuerpo y mente; ¡te están diciendo algo importante! Lo más probable es que te falta o debes cambiar algo o necesites tomar un descanso. El enfoque es como un músculo, necesita ser entrenado, lo que también significa que necesita descansar, así que ten cuidado contigo mismx.
En mi caso, escuchar música me ayuda a concentrarme, pero mi estado de ánimo varía, por lo que no utilizo la misma lista de musica cada vez que trabajo. Algunas personas toman descansos breves durante sus tareas, como trabajar durante 25 minutos y descansar durante 5. Esto ayuda a aliviar el peso y te da algo que esperar; ¡cerrar los ojos durante 5 minutos realmente puede marcar la diferencia! Otros necesitan desconectarse para enfocarse, por lo que poner tu teléfono en modo avión o entregárselo a otra persona puede ayudar.
Tu área de trabajo también puede afectar tu enfoque. Se recomiendan las áreas limpias, organizadas y ordenadas. Además, intenta eliminar las distracciones a tu alrededor. Comunícate con quienes te rodean que planificas trabajar durante un período de tiempo específico para que no te interrumpan. Estos pueden ser tus aliados y hacerte responsable, así que permíteles que te ayuden también. Recuerde que tu enfoque es como un foco de luz, cualquier cosa en la que se enfoque es lo que verás con claridad, así que trate de evitar la multitarea.
6. Sé razonable
Algunos días son más duros que otros y, por lo tanto, se necesita más descanso en unos que en otros.Es importante ser razonables con ustedes mismos y reconocer cuándo debes detenerte y descansar. Es posible que tengas que cambiar tus métodos y probar cosas nuevas, y todo esto es parte del proceso. El manejo del tiempo es una destreza muy personal y debe adaptarse a tus necesidades específicas. Puedes comparar notas con otras personas, pero lo que funciona para ellxs puede no funcionar para ti. El recreo también es muy diferente para todos. Hacer ejercicio entre tareas funciona para mí, pero otros pueden necesitar una siesta, un café, una conversación, un episodio o una mini sesión de baile.
Por último, el descanso es tan importante como la consistencia, por lo que debes incluir los días libres en tu agenda. Así como designas tiempo para tus tareas, designe tiempo para ti mismx, para hacer las cosas que disfrutas y también para tus seres queridxs. Deja algo de tiempo libre durante el día también. No sobrecargues tu horario para trabajar cada hora de todos los días porque el cuidado personal también es un asunto de todos los días.
Irónicamente, dominar el manejo del tiempo conlleva tiempo, así que sean pacientes.
Es una habilidad que transformará tu vida y tu productividad. No importa tu edad, tu trayectoria profesional o tu estilo de vida, manejar el tiempo efectivamente te convertirá en una persona más puntual, disciplinada y confiable. También puede ayudar a reducir tu estrés y ansiedad. Lo más importante es que comprenderás el valor de tu tiempo y esfuerzo y, por lo tanto, nunca lo darás por sentado.
¡Lo mejor de todo es que no estás solx en esto! Si te sientes abrumadx o no estás segurx de cómo priorizar las tareas, siempre puedes pedir ayuda o consejos de administración del tiempo a quienes te rodean. No te sientas presionadx a tener que resolverlo por tu cuenta. El manejo del tiempo consiste en hacer lo correcto en el momento adecuado, incluso en la búsqueda de ayuda. Como dice el refrán, el tiempo es esencial, y una vez que se usa, nunca volverá, ¡así que úsalo sabiamente!
Si te gustó este artículo y quieres aprender más sobre la administración del tiempo, te recomiendo encarecidamente el artículo escrito por Juliana González-Tobón, miembro del equipo de WAGS, titulado ¿Quieres dominar tu tiempo? ¡5 consejos para empezar!